RODO - Unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych

RODO już obowiązuje. Co zmienia?

Unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych weszło w życie w ubiegły piątek - 25 maja. Chociaż informację na temat jego wprowadzenia pojawiały się niemal na każdym kroku, to nadal wiele osób nie wie czym jest i z czym się wiąże. W dużym skrócie - RODO niejako rozszerza pojęcie danych osobowych - do tej pory dotyczyło ono głównie imion i nazwisk, adresów, dat urodzenia, e-maili itp. Według nowego rozporządzenia dane osobowe to również numery ID, informacje dotyczące lokalizacji, wskaźniki odnośnie zdrowia fizycznego i psychicznego, statusu majątkowego oraz społecznego, a nawet dane genetyczne czy biometryczne, które pomogłyby zidentyfikować konkretną osobę.

Przepisy dotyczące RODO obejmują wszystkie podmioty, które gromadzą i wykorzystują dane dotyczące osób fizycznych. Zmiany dotyczą zarówno firm, jak i administracji. Teraz zarówno duże firmy, czy urzędy, jak i małe kilku-, czy kilkunastoosobowe firmy, sklepy internetowe, szkoły, ośrodki pomocy społecznej, domy kultury itp. muszą przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem unijnym.

Już od pewnego czasu każdy z nas wchodząc na rożne strony internetowe, czy sprawdzając pocztę elektroniczną napotkał się na informacje o tym, że w danym podmiocie przetwarzane są nasze dane osobowe, dalej - w jakim celu są one przetwarzane oraz, że będą przechowywane przez określony czas. Podmiot powinien powiadomić nas również o tym, kto jest z nazwy administratorem naszych danych osobowych oraz kto jest inspektorem ochrony danych, wraz z jego danymi adresowymi. To ma ułatwić kontakt w razie jakichkolwiek naszych wątpliwości co do prawidłowości dysponowania naszymi danymi osobowymi.

Na podstawie definicji danych osobowych, możemy do nich zaliczyć najistotniejsze informacje dotyczące osoby fizycznej, m.in. imię i nazwisko, adres, numer PESEL, numer NIP. Ponadto, z uwagi na użycie tak ogólnej definicji, do danych osobowych należy zaliczyć również dane pozajęzykowe, jak np. obraz, dźwięk, odciski palców, informacja o kodzie genetycznym oraz inne które pozwalają na dokonanie na ich podstawie identyfikacji. Niemniej, najistotniejsze znaczenie w świetle ustawy o ochronie danych osobowych mają informacje językowe. Przykładem danych osobowych są również adresy e-mail, jeśli dzięki nim można zidentyfikować daną osobę np. „JanNowakKrapkowice1974@….pl” (także znając numer IP, który jest integralnie złączony z danym adresem znajdujący się w bazie danych operatora dostarczającego usługę telekomunikacyjną, np. „konsument warszawa@……pl”).

Spotkamy się więc z częstymi przypadkami, kiedy zapytają nas o wyrażenie zgody na przetwarzanie naszych danych osobowych. Kiedy to nastąpi? Zawsze tam, gdzie podmiot przetwarzający nasze dane osobowe będzie je przetwarzał w związku ze sprawą, z którą do tego podmiotu się zwrócimy, na przykład sklep internetowy, w związku z zakupem przez internet. Naturalnie, po wykonaniu usługi możemy zażądać od podmiotu (administratora danych) usunięcia naszych danych.

Musimy jednak pamiętać o fakcie, iż niektóre podmioty, takie jak urzędy gmin, czy starostwo, swoją działalność wykonują na podstawie przypisanych mu zadań ustawowo, czyli z mocy prawa. Takie działania wymagają jedynie, aby poinformować  klienta starostwa w sposób ogólnie przyjęty, iż jego dane osobowe będą przetwarzane w określonym celu, czyli np. przy wydaniu prawa jazdy. Trudno również wyobrazić sobie, aby określona osoba, której wydano prawo jazdy, zażądała wycofania swoich danych osobowych. W takiej sytuacji jest to niemożliwe. Niemożliwe jest to właściwie w większości spraw załatwianych w urzędzie. Wynika to z innych przepisów, które stanowią, że dane muszą być  przechowywane przez czas określony w tych przepisach. Jest to m.in. Rozporządzenie z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Od 25 maja w Starostwie Powiatowym w Krapkowicach spotkacie się Państwo z informacją – klauzulą informacyjną – o fakcie obowiązywania rozporządzenia  dotyczącego ochrony danych osobowych, tzw. RODO. W przypadku wątpliwości, klient starostwa otrzyma również pełne informacje o stosowanych procedurach, mających zapewnić pełne bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych.

Opracował sekretarz powiatu Henryk Małek